Menggunakan Mail Merge untuk Penulisan Dokumen di MS Word dengan “Database” MS Excel

Mail merge merupakan fitur dari document editor Word yang berfungsi untuk membuat dokumen secara massal dengan data yang bersifat personal. Contohnya, pembuatan surat panggilan penyelidikan, dokumen kontrak asuransi, dokumen tagihan billing bulanan, atau bisa juga surat keterangan mahasiswa. Jenis dokumen yang dicontohkan sebelumnya, semuanya bersifat “templating” dalam artian memiliki kata-kata yang sudah diatur, bersifat formal, dan seragam. Akan tetapi, setiap dokumen tersebut diserahkan pada individu dengan data yang berbeda satu dengan lainnya.

Untuk jaman now, mahasiswa IT biasanya akan dengan mudah membuat dokumen templating ini dengan sistem yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman dan database management system (DBMS) tertentu. Akan tetapi, untuk orang yang tidak mempunyai latar belakang IT, pembuatan aplikasi tersebut, mungkin sulit dilakukan. Untuk itulah, editor dokumen menyediakan fungsi tertentu agar menangani kondisi tersebut, yaitu pembuatan dokumen dengan mail merge. Walaupun jaman sekarang semua sudah serba otomatis menggunakan sistem komputer, fungsi mail merge masih banyak digunakan di beberapa perusahaan untuk menuliskan hal-hal yang tidak dicakup oleh sistem/aplikasi.  Sesuai namanya, mail merge dimaksudkan untuk “menggabungkan” mail. Hal yang digabungkan adalah template surat dari Word, dan data surat dari Excel. Data surat tidak harus dari Excel, bisa juga dalam bentuk yang berbeda, tapi pada tulisan ini, mengkhususkan pembahasan pada dokumen Excel.

Pada tulisan ini, kita akan melihat cara menuliskan dokumen berupa surat pemanggilan kepada orang tua/wali siswa di sebuah sekolah. Hal pertama yang harus dilakukan yaitu membuat data “personal” yang dibutuhkan untuk membuat surat tersebut. Data ini dibuat dalam file Excel. Contoh file yang dapat dibuat:

Berdasarkan data di atas, dapat dibuat template dokumen dalam file Word. Pengetikan dokumen dilakukan seperti biasa, akan tetapi, terdapat tahapan tambahan, yaitu menambahkan data penerima dokumen. Hal ini dilakukan dengan memilih tab “Mailing” dan pilih “Select Recipient” –> “Use an Existing List”, lalu pilih dokumen Excel yang telah dibuat sebelumnya.

Setelah menekan OK, beberapa menu pada tab Mailings akan aktif. Hal ini menandakan pengetikan surat telah dapat dikombinasikan dengan data dari file Excel.

Ketik surat seperti biasanya, akan tetapi pada kata-kata yang membutuhkan data dari dokumen lain (file Excel), maka pilih “Insert Merge Field”, dan pilih data yang dibutuhkan. Contoh surat yang dapat ditulis berdasarkan data sebelumnya adalah sebagai berikut:

Hal yang berbeda terlihat dari teks yang diapit dengan tanda “<<” dan “>>”. Teks tersebut merupakan efek yang didapat dari “Insert Merge Field”. Setiap data yang ada, akan diganti dengan data dari Excel. Untuk melihat hasil “merge” antara 2 dokumen ini, dapat dipilih menu “Preview Result” dari tab Mailings. Dan untuk mengganti data yang dimunculkan, dapat dipilih panah kiri/kanan, atau masukkan angka sesuai urutan yang terdapat di file Excel.

Berikut hasil preview result dari dokumen Word sebelumnya.

Dokumen di atas sudah dapat di-print seperti biasa. Akan tetapi, terdapat hal yang berbeda. Format tanggal yang diberikan tidak sesuai dengan harapan. Seharusnya, tanggal pemanggilan dituliskan 08-04-2019. Akan tetapi, yang tercantum pada dokumen adalah 4/8/2019. Penulisan tanggal dituliskan dengan format m/d/yyyy. Hal ini tidak sesuai harapan. Untuk menangani hal tersebut, lakukan hal berikut:

  1. Pada dokumen Word, dengan bagian yang ingin diubah formatnya (field Time) tekan Shift+F9 (OS: Windows). Konfigurasi keyboard berbeda untuk Mac. Maka, tampilan akan berubah dari <<Time>> menjadi {MERGEFIELD Time}.
  2. Ubah format dari mergefield, dengan mengubah dari {MERGEFIELD Time} menjadi {MERGEFIELD Time \@ dd-MM-yyyy}

Preview result kembali, dan dokumen akan berubah. Lakukan hal yang sama untuk penempatan tanggal di bagian tanda tangan. Maka tampilan dokumen sebagai berikut:

Untuk pengubahan format, berlaku juga bagi tipe data numerik. Berikut beberapa alternative yang sering digunakan untuk pengubahan format:

Sumber diambil dari sini

Untuk melakukan print, fungsi print dapat dilakukan seperti biasa. Jika dokumen yang ingin dicetak banyak sekaligus untuk nomor tertentu, dapat memilih menu “Finish & Merge” –> “Print Documents”. Maka akan muncul pop-up window “Merge to Printer” seperti berikut:

Jika ingin mencetak semua data yang berasal dari Excel, pilih All. Atau juga dapat memilih Current Record untuk mencetak yang sedang dilihat. Selain itu dapat pula memilih data nomor berapa yang akan dicetak dengan memasukkan nomor pada “From” dan “To”.

Begitulah cara menggunakan Mail Merge di dokumen Word & Excel. Selain menulis surat penting, Mail Merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat kehadiran peserta, sertifikat kepanitiaan, dan hal-hal lain yang bersifat templating.

Note: Tulisan ini merupakan tulisan request dari seseorang yang kabarnya ga jadi dipublish. Jadi, daripada ga jadi dipublish mending dibikin self publishing 😀 Semoga membantu yah..

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s